Copilot mokymų programoje nurodoma, ką kiekviena darbuotojų grupė išmoks atlikti su Copilot savo darbe. Ji sudaroma pagal Microsoft 365 programas, kuriose žmonės dirba, ir pagal pareigas, nuo kurių priklauso užduotys. Vienas užsiėmimas trunka 3–4 valandas, grupėje mokosi iki 15 žmonių, o tarp užsiėmimų dalyviai atlieka praktines užduotis su savo darbo medžiaga.
Ko išmoksta visos grupės?
Prieš mokydamiesi dirbti konkrečiose programose, visi dalyviai išmoksta keturių dalykų, kurie praverčia bet kurioje programoje.
- Rašyti užklausas. Aiškiai nurodyti tikslą, kontekstą, šaltinį ir norimą rezultato formą. Microsoft sąsajoje užklausos vadinamos raginimais.
- Tikrinti atsakymą. Peržiūrėti šaltinių nuorodas, skaičius, datas, vardus ir pavardes. Atsakomybė už galutinį tekstą lieka žmogui.
- Atskirti paskyras. Darbo dokumentus naudoti tik prisijungus su darbo paskyra, kurią Copilot programoje žymi Work žyma ir skydo ženklas.
- Laikytis tvarkos. Žinoti, kokių duomenų į Copilot nekelti ir kada išjungti paiešką internete.
Programa pagal Microsoft 365 programas
Lentelėje rasite, ką dalyviai išmoksta kiekvienoje programoje ir kokią praktinę užduotį atlieka per užsiėmimą.
| Programa | Ką išmoksta dalyviai | Praktinė užduotis |
|---|---|---|
| Outlook | Apibendrinti laiškų gijas, parašyti atsakymo juodraštį, gauti patarimų dėl tono, pasiruošti susitikimui | Apibendrinti savaitės susirašinėjimą su klientu ir parašyti atsakymą su trimis klausimais |
| Teams | Gauti susitikimo santrauką, sprendimų ir užduočių sąrašą, peržiūrėti praleistą pokalbį | Po susitikimo parengti sprendimų ir atsakingų asmenų sąrašą |
| Word | Parengti juodraštį iš kelių failų, perrašyti tekstą kitam skaitytojui, apibendrinti ilgą dokumentą | Iš dviejų ankstesnių pasiūlymų parengti naujo pasiūlymo struktūrą |
| Excel | Gauti formulę pagal aprašymą, analizuoti duomenis, kurti diagramas | Rasti pardavimų nuokrypius ir paaiškinti juos trimis sakiniais |
| PowerPoint | Kurti, redaguoti ir apibendrinti pristatymus | Iš projekto ataskaitos parengti pristatymo vadovybei juodraštį |
| Forms | Parengti apklausos klausimų juodraštį | Sukurti penkių klausimų klientų apklausą |
| Copilot Notebooks, Researcher, Analyst | Kaupti projekto medžiagą vienoje vietoje, atlikti tyrimą remiantis keliais šaltiniais, analizuoti duomenis | Surinkti projekto dokumentus į užrašų knygelę ir parengti projekto būklės apžvalgą |
Ne visos galimybės prieinamos su ta pačia licencija. Outlook programoje Copilot Chat ir be mokamos licencijos naudoja pašto dėžutę ir kalendorių. Norint naudotis Copilot Teams susitikimuose ir pokalbiuose, Copilot Notebooks, Researcher ir Analyst, reikia mokamos licencijos. Word, Excel ir PowerPoint programose be licencijos lieka tik standartinė prieiga ir tik organizacijose, kuriose yra mažiau nei 2 000 naudotojų. Šaltiniai yra Microsoft 365 Copilot paslaugos aprašas ir Copilot Teams programoje.
Programa pagal pareigas
Toje pačioje programoje skirtingas pareigas einantiems darbuotojams skiriamos skirtingos užduotys. Kiekviena grupė mokosi atlikti savo kasdienes užduotis.
Vadovams
Savaitės laiškų ir susitikimų apžvalga, sprendimų santrauka, pasiruošimas pokalbiui su klientu ar partneriu. Atskirai aptariame, ką Copilot mato ir kaip tai susiję su prieigos teisėmis.
Pardavimų komandai
Susirašinėjimo su klientu santrauka prieš skambutį, pasiūlymo juodraštis pagal ankstesnius dokumentus, laiškas po susitikimo, kuriame nurodomi sutarti tolesni veiksmai.
Finansų ir buhalterijos darbuotojams
Excel formulės ir nuokrypių paaiškinimai, mėnesio rezultatų komentaras vadovybei, sutartyse numatytų mokėjimo sąlygų santrauka. Skaičius visada sutikriname su šaltiniu.
Personalo darbuotojams
Darbo skelbimo juodraštis, naujo darbuotojo įsiliejimo į darbą planas, vidaus tvarkų santraukos. Sprendimus dėl kandidatų ir darbuotojų priima žmogus, ne Copilot.
Administracijai
Susitikimų protokolai, dokumentų tvarkymas pagal šabloną, atsakymai į pasikartojančius klausimus, apklausos Forms programoje.
IT komandai
Copilot nustatymai administravimo centre, paieškos internete politika, prieigos teisių peržiūra, Agent Builder ir Copilot Studio agentai.
Dviejų užsiėmimų pavyzdys pardavimų komandai
Tai pavyzdys, kaip programa galėtų atrodyti 12 žmonių pardavimų komandai, kurios dalis narių turi mokamą licenciją.
| Etapas | Turinys |
|---|---|
| Pirmas užsiėmimas | Užklausų rašymas ir atsakymų tikrinimas, susirašinėjimo su klientu gijų santraukos ir atsakymų juodraščiai Outlook programoje |
| Užduotys savo darbe | Kasdien viena laiškų gijos santrauka ir vienas atsakymas, parengtas su Copilot |
| Antras užsiėmimas | Pasiūlymo juodraštis Word programoje pagal ankstesnius dokumentus, susitikimų santraukos Teams programoje mokamą licenciją turintiems dalyviams |
| Po mokymų | Komandos užklausų rinkinys ir sprendimas, kam pratęsti licencijų galiojimą ar įsigyti licencijas |
Kaip vyksta užsiėmimas?
Užsiėmimo pradžioje aptariame, ką Copilot mato naudojant jūsų licencijas ir kokios taisyklės galioja įmonėje. Toliau lektorius parodo, kaip atlikti vieną užduotį nuo pradžios iki galo, pavyzdžiui, nuo laiškų gijos iki išsiųsto atsakymo, o dalyviai ją pakartoja su savo medžiaga. Paskutinė dalis skiriama klaidoms. Aptariame, kur Copilot suklydo, kaip tai pastebėti ir ką tada daryti. Užsiėmimai vyksta lietuviškai, jūsų biure arba nuotoliniu būdu.
Užduotys tarp užsiėmimų
Tarp užsiėmimų dalyviai atlieka trumpas užduotis savo darbe. Kitas užsiėmimas prasideda nuo jų rezultatų aptarimo. Užduočių pavyzdžiai:
- kasdien apibendrinti vieną ilgą laiškų giją ir palyginti santrauką su tuo, kaip patys supratote susirašinėjimą;
- po vieno susitikimo parengti sprendimų sąrašą ir išsiųsti jį dalyviams patikrinti;
- vieną pasikartojantį dokumentą parengti su Copilot ir pažymėti, ką teko taisyti;
- užsirašyti tris užklausas, kurios davė norimą rezultatą, ir vieną, kuri jo nedavė.
Ką dalyviai turi po mokymų?
- Savo užklausų rinkinį. Užklausos, kurias dalyviai išbandė ir pritaikė savo pareigoms, lieka jiems.
- Įprotį tikrinti. Kiekvienas žino, kaip prieš siunčiant tekstą patikrinti šaltinį, skaičių ir datą.
- Aiškumą dėl licencijų. Vadovas mato, kuriems žmonėms mokama licencija padėtų, o kuriems užtenka Copilot Chat. Išlaidas galite apskaičiuoti Copilot licencijų skaičiuokle.
- Taisyklių juodraštį. Jei reikia, padedame parengti vidaus DI naudojimo tvarkos juodraštį pagal jūsų licencijas ir nustatymus.
Kiek užsiėmimų reikės jūsų komandai, sutariame po nemokamos pirminės konsultacijos, kai žinome grupių skaičių, dalyvių pareigas ir turimas licencijas.
Aptarkime Copilot mokymus jūsų komandai
Parašykite, kiek žmonių mokysis, kokias Microsoft 365 licencijas naudojate ir ką norite išmokti. Atsakys Copilot mokymų lektorius. Pirminė konsultacija nemokama.
Dažniausi klausimai
Ar per mokymus dirbame su įmonės dokumentais?
Taip, jei tai leidžia jūsų vidaus tvarka ir dalyviai prisijungia naudodami darbo paskyras. Copilot mato tik tai, ką gali atidaryti pats naudotojas, todėl kiekvienas dirba su savo medžiaga. Jei tvarka to neleidžia, naudojame iš anksto paruoštus pavyzdinius dokumentus.
Ar galima mokyti tik vieną skyrių?
Taip. Programa gali būti skirta vienai darbuotojų grupei, pavyzdžiui, pardavimų komandai, arba keliems skyriams, mokomiems atskirose grupėse. Pradėti nuo vienos grupės patogu, nes po jos mokymų aiškiau, kaip Copilot tinka jūsų darbui ir ar verta pirkti daugiau licencijų.
Kiek užsiėmimų reikia vienai grupei?
Tai priklauso nuo programų ir pareigų, kurias apima mokymai. Vienas užsiėmimas trunka 3–4 valandas, o tarp užsiėmimų dalyviai atlieka užduotis savo darbe. Dėl tikslaus užsiėmimų skaičiaus sutariame po nemokamos pirminės konsultacijos, kai žinome, kokios bus grupės ir kokias licencijas turės dalyviai.
Ar visi dalyviai turi turėti mokamą Copilot licenciją?
Ne. Rašyti užklausas, dirbti su failais ir naudotis Copilot Outlook programoje galima išmokti naudojant Copilot Chat. Norint naudotis Copilot Teams susitikimuose, Copilot Notebooks, Researcher ir Analyst, reikia mokamos licencijos, todėl šias temas įtraukiame tik toms grupėms, kurių dalyviai ją turi.
Ar programoje yra Copilot Cowork?
Copilot Cowork reikia Microsoft 365 Copilot licencijos. Jo naudojimas apmokestinamas Copilot kreditais, o pagal numatytąsias nuostatas jis yra išjungtas, kol administratorius nesukuria išlaidų politikos. Be to, jis optimizuotas anglų kalbai. Todėl Cowork įtraukiame tik tada, kai jis įjungtas jūsų organizacijoje.